Funciones de las agencias de viajes

Para que una agencia de viajes cumpla correctamente su cometido ha de desarrollar su proceso de venta a través de tres fases fundamentales que siempre se efectúan en el mismo orden:

1. Asesoramiento:

El avance de las nuevas tecnologías que permiten el acceso inmediato a gran cantidad de información y el comercio electrónico que ofrece la posibilidad de realizar compras en distintos lugares del mundo de manera automática y sin necesidad de desplazamiento físico, han provocado que, en la actualidad, la labor mediadora de las agencias de viajes esté en entredicho. De ahí que el servicio de asesoramiento que el agente de viajes ofrece de manera gratuita sea una baza fundamental para ayudar al proceso de venta. De hecho, un gran número de clientes confían en el criterio de los agentes de viajes para elegir los servicios de un producto turístico: el hotel más apropiado, las excursiones adicionales, la agencia de alquiler de carros, el seguro de viajes, etc… Si la labor de asesoramiento es profesional y la percepción que tiene el cliente sobre el servicio de conjunto que ha recibido es buena, el agente de viajes puede lograr fidelizarlo, lo que asegurará futuras ventas. 

Esta función obliga al agente de viajes a un reciclaje continuo, una formación incesante que busca en diferentes medios la información que aportan los mayoristas sobres sus productos, los folletos informativos de los proveedores, los viajes que el propio agente realiza y que sirven como experiencia directa para poderla transmitir a sus clientes, etc. 

2. Mediación:

Esta función es la que más define a una agencia de viajes. El agente, tras conocer las necesidades y posibilidades del cliente, contacta con distintos prestatarios de servicios turísticos para ofrecérselos y gestionar posteriormente su reserva. La legislación sobre el sector es extensa y aunque puede variar de un país a otro, las agencias de viajes están facultadas para ofrecer servicios de mediación en los siguientes ámbitos: 

En la práctica y gracias a esta función mediadora, las agencias de viajes se constituyen como canales adicionales de distribución y venta para sus proveedores, lo que les permite llegar a acuerdos con ellos para mejorar las condiciones y los precios de los productos que ofrecen a sus clientes. 

La función de mediación que realiza una agencia de viajes se puede desarrollar en dos sentidos: 

- Del proveedor al cliente final: aquel pone en el mercado un producto concreto al que se denomina paquete turístico o viaje a la oferta. 

- Desde el cliente al proveedor: la agencia se pone en contacto con sus proveedores para satisfacer una petición concreta de un cliente, lo que se usualmente se denomina oferta a la demanda.

3. Productora:

Cuando el requerimiento del cliente consta de diferentes subproductos (visita a varios países, ciudades o pueblos; contratación de servicios adicionales al margen del paquete turístico, etc…) la agencia de viajes realiza una labor de producción y organización para la cual combina las distintas ofertas y establece un precio final de conjunto.