Organización interna de una agencia de viajes

Como sucede en cualquier empresa, las agencias de viajes están divididas en distintas áreas, con unos cometidos bien definidos. La estructura de estas áreas en comparación con otras dependerá de la actividad en la que se especialice la empresa, del tipo de operaciones que realice y del tráfico de clientes. También influirá el volumen de negocio, el área de administración de una agencia minorista que únicamente tenga abierta una oficina no será igual ni en tamaño, ni en estructura, cantidad de empleados o funciones al de un tour operador.

1. Área de Administración: 

Esta área abarca la planificación, organización y control de todas las actividades de carácter interno que se realizan en la agencia de viajes. A su vez, se encuentra dividida en tres departamentos: financiero, administrativo y recursos humanos.

1.1. Departamento financiero: 

Se encarga de la confección de la contabilidad diaria y de los balances de gestión, controla los costes e ingresos, supervisa los sistemas de crédito de la empresa, controla las comisiones, liquidaciones fiscales, elabora los presupuestos de previsión anuales.

1.2. Departamento administrativo: 

Realiza el seguimiento de la facturación a clientes y de los pagos a proveedores, controla los expedientes, gestiona las nóminas y seguros sociales.

1.3. Departamento de recursos humanos: 

Se encarga de la selección, contratación y formación del personal.

2. Área de Producto: 

Es un área que trabaja en estrecha colaboración con el área comercial, puesto que su función principal es la elaboración del producto turístico que comercializa la empresa. Esta área se encarga de dar forma al producto de principio a fin:

- Establece el diseño inicial, con el que se pretende abarcar un mercado definido o bien adelantarse a las variaciones del mismo con el fin de obtener un producto en primicia

- Se encarga de la maduración del producto turístico, para lo que selecciona los distintos proveedores y contrata sus servicios.

- Prepara el camino para la comercialización del producto turístico, definiendo el coste de venta y preparando la documentación informativa que se utilizará en el ámbito publicitario.

- Una vez el producto haya salido al mercado, desarrolla el control de las reservas que solicitan los puntos de venta.

- Se encarga del control de calidad de los productos turísticos y de los puntos de venta.

Todas estas consideraciones hacen posible que la oferta de productos turísticos en el mercado sea casi infinita. No es de extrañar que se encuentren excursiones de un solo día hasta viajes combinados que pueden llegar hasta varios meses de duración. El tamaño de la empresa y el volumen del negocio determinarán el grado de especialización y departamentalización de esta área.

En el caso de los mayoristas, por ejemplo, el área se encuentra segmentada en dos divisiones: una de diseño y otra de operaciones, para que los empleados puedan focalizar sus esfuerzos.

3. Área Comercial: 

Está encargada de interpretar los deseos y las necesidades no cubiertas para proponer la creación de nuevos productos que sean capaces de satisfacerlos.

Entre las actividades que desarrolla el área encontramos:

- La confección de catálogos de apoyo que ayuden a la acción comercial.

- Selección de los medios publicitarios necesarios para dar a conocer el producto.

- Elaboración de campañas promocionales.

- Formación de los vendedores.

En el caso de las agencias minoristas hay que incluir el mostrador de venta dentro de este departamento, ya que se trata del punto desde el que se comercializa el producto turístico.